“LA GESTION DU TEMPS”

Nous sommes rarement maîtres de notre temps ; nous sommes constamment dans l’action. 

L’achat d’un nouvel Agenda électronique ou la distinction entre « l’important » et « le vital » sur notre “todo liste” ne va, malheureusement pas transformer les secondes en minutes et les minutes en heures. Certes, c’est un bon début, mais le problème est plus profond.

L’aréna

Notre « domaine personnel de lutte » est divisé, grosso modo, en deux mondes : celui qui accueille « notre vie normale » et celui qui se concentre sur nos efforts de productivité rémunérée.

Deux mondes, certes, mais, pas « deux mondes distincts ». Malheureusement, nos deux mondes sont très souvent imbriqués, emmêlés, malgré nous. En ce qui concerne notre temps, cette porosité, est une source de pollution temporale redoutable et non négligeable. En effet, il est très rare de pouvoir séparer clairement ce que nous produisons au travail, des tâches et des loisirs qui composent notre vie « humaine ».

D’où vient le problème ?

1)  Nous sommes entrées en plein dans l’Ere de l’immédiateté.

On doit répondre à l’appel téléphonique, au sms, à l’e-mail, « là », tout de suite. Si nous ne le faisons pas, notre interlocuteur va nous interroger : « Pourquoi n’as-tu pas répondu ? » Attendre est devenu un verbe désuet, du 3ème groupe, transitif direct et intransitif, mais qui se conjugue, de nos jours, seulement au temps de « ToutDeSuite ».

De fait, cette sollicitation « immédiate » est venue, directement, impacter et miner votre organisation actuelle. Un trou a été percé dans la coquille de votre planification personnelle. Le simple fait de devoir recevoir et de devoir répondre tout de suite à cet appel est déjà une intrusion barbare dans votre vie. Vous avez été agressé. Et vous trouvez ça, « normal »…

2)  Le désordre est devenu structural

Il se passe toujours quelque chose autour de vous ; vous avez accès à tout ! En même temps que vous publiez votre article sur LinkedIn et pensez que vous auriez dû en faire une copie pour votre site, vous en likez un autre, que vous avez lu… enfin… un autre dont le titre vous semble sympa. Vous découvrez que quelqu’un a battu votre record de Majong et qu’il faudra bien riposter, tout en whatssapant avec votre compagne qui vous pousse à lister les Airbnb pour votre échappée Londonienne et en vérifiant l’état de votre compte en banque. Tout ça en un temps record de 3 minutes !

L’illusion de maitrise qui vous envahit vous projette dans un monde superficiel où la pêche au gros a été remplacée par le surf.  Vous avez vu un « bon film » ou déniché une « série d’enfer » sur Netflix ? Vous ne pouvez même pas en parler à votre entourage. Ils sont globalement, sur une autre longueur d’onde, dans un autre trip. Si vous les coinciez au restaurant, ils vous écouteraient poliment mais, en fait, ils s’intéresseraient à toute autre chose. Oublié le temps où « les » films qui sortaient en exclusivité étaient attendus. Aujourd’hui tout est dispersé « façon puzzle ».

3)  Le retard est endémique

Vous n’êtes jamais « à jour ». Dans votre entreprise, les systèmes, les moyens informatiques, les méthodes de travail que vous avez imaginés, adaptés, financés, installés, vérifiés et actionnés seront toujours en retard. Installer ce processus vous a pris du temps et pendant ce temps-là, la tectonique des plaques de la technologie, la perception des produits, le marché, la concurrence et le référentiel émotionnel de vos collaborateurs sera déjà sur orbite, vers d’autres latitudes.

Un professionnel est facilement sollicité ; donc, exposé. Un coup de fil, un e-mail, un sms et vous voilà en charge d’une tâche (« vitale pour l’entreprise », ça va de soi) supplémentaire, sans avoir eu le temps de voir venir.

4)  Vous êtes poussé à la culpabilisation

Répondre rapidement à tous les messages et sollicitations que nous recevons en flux continue, nous oblige à ralentir nos activités. Chaque travailleur passe aujourd’hui 30% de son temps de travail à répondre à des SMS ou à des e-mails. Amparo Lasén, auteur de « Méditations technologiques », explique que « nous faisons culpabiliser les autres de nos propres urgences ». Autrefois, la réactivité était une qualité. Aujourd’hui, elle est devenue une obligation.

Alors, quoi faire ? (Kak dielat ?, comme disait Lénine)

a)   D’abord, se centrer sur l’écosystème en cours.

Si nous laissons de côté les rares exemples de ceux qui combinent travail et passion vitale au travail, (Picasso, Sœur Thérèse, Bartabas, etc.), force est de constater que les problèmes et les solutions ne sont pas les mêmes que dans la vie « réelle ». La première étape pour Gérer son Temps dans l’action est de prendre conscience que nous évoluons dans différents écosystèmes. La deuxième est d’admettre que nos principaux efforts doivent viser à cloisonner ces deux univers inévitables. Ce qui est au travail… reste au travail. Ce qui est dans « ma sphère personnelle» reste en dehors de l’usine. Facile à dire … Presque impossible à mettre en musique, car le monde entrelace technologiquement, nos deux réalités.

Exercice : Comptez, s’il vous plait, combien de fois par jour, au travail, vous êtes sollicité par le « monde extérieur ». Et comptez aussi, combien de fois, arrivé chez vous, vous êtes assailli par ce problème de boulot que vous n’avez pas encore résolu et qui va vous rattraper demain matin, ou par le coup de fil « urgent » que vous allez recevoir car « l’appli s’est plantée ».

Alors, comment réduire les télescopages ? C’est vous, et vous seul, qui pouvez apporter une réponse.

b)  Apprendre à négocier

La qualité principale d’un véritable Maitre du Temps est sa capacité à négocier. D’ailleurs, c’est à cela qu’on les reconnaît dans les entreprises.

– “Mon cher Olivier, je vous confie la gestion des nouveaux clients japonais. Je sais que vous ferez un excellent travail !”

– “Oui Chef “! Et voilà Olivier parti à courir, à droite et à gauche, poussant ses équipes, menaçant ses assistants, sous médocs pour « calmer sa tension », enterrant les dossiers « moins importants ». Observez le plongeant en mode carpé avec vrille arrière, coefficient 4, dans la piscine du « Burn Out Club ».

– “Mon cher Olivier, je vous confie la gestion des nouveaux clients japonais. Je sais que vous ferez un excellent travail !”

-“Très honoré. Merci de votre confiance ! Je suppose que vous avez déjà pensé à quelqu’un pour terminer mon travail sur le dossier « Transport Aérien ». Je serai ravi de lui communiquer tous les éléments afin que la mission soit menée à bien, sans interruption.” Et voilà Olivier, déchargé de son (pénible) dossier « Transport Aérien » et prêt à se consacrer aux nouveaux clients japonais. Aujourd’hui, il prend des cours de japonnais, participe à des ateliers sur l’art de vivre au japon. Il se porte très bien, merci !

Exercice : Comptez, s’il vous plait, combien de tâches vous sont confiées au travail et sont « actuellement en cours », combien de temps vous occupez par jour à les traiter et surtout… combien de temps disponible il vous reste pour respirer, boire un café, échanger avec vos collègues, accepter d’autres « dossiers », ou pour suivre une formation.

c)   Réapprendre à planifier.

Vous montez dans l’avion. Le pilote prend le microphone et dit : « Bienvenus sur AeroRush. C’est votre pilot qui vous parle. Je n’ai pas eu le temps de vérifier le niveau de carburant, ni de lire le Livre de Maintenance. Si nous souhaitons partir à l’heure je n’aurais pas non plus le temps de vérifier si mon copilote dispose des capacités techniques officielles pour piloter ce type d’avion, mais il me semble très sympathique. Pas le temps non plus pour le check auprès du Service Météorologique, mais je suppose que la météo sur l’aérodrome d’arrivée est ok. Moi-même, je vais essayer de dormir un peu dans le cockpit car je suis très fatigué. Je vous souhaite un excellent vol et je vous remercie de la confiance que vous portez à notre compagnie… »

Ok. Cela arrive rarement, je vous l’accorde, mais, permettez- moi de vous signaler que vous êtes « le pilote » de vos actions et que l’effort d’organisation, de planification et de Gestion de Temps que vous devez assurer, en tant que professionnel, pour organiser votre vol, excusez-moi… votre travail, est aussi important que celui que fait votre pilote avant de monter dans l’avion. Il faut pouvoir se donner le temps de planifier. Si vous avez fait correctement vos exercices sur les points a) et b), alors, vous avez tous les atouts en main pour planifier votre activité au travail.

Planifier doit être une action réaliste, basée sur les évaluations réelles de nos charges, des priorités, dans le cadre de notre écosystème. Il est indispensable de tenir compte des ressources qui nous sont allouées. Un poète disait :

« Nous ne disposons que de trois temps : le Passé, le Présent et le Futur.

Mais le Passé, lorsqu’il est passé, il n’existe plus : la rose que nous avons effeuillée ne peut pas nous offrir un autre pétale.

Nous avons, donc, seulement deux temps ;

Mais le Présent existe seulement lorsqu’il se transforme en Passé. Et il est passé, comme notre jeunesse.

Levons nos coupes, donc, au Futur : ce temps qui n’arrive jamais, mais qui est la seule chose dont nous disposons vraiment»

Conclusion

Lorsque vous vous serez concentré exclusivement sur votre écosystème, lorsque vous aurez négocié les ressources nécessaires pour faire vos tâches et lorsque vous aurez composé une agréable musique avec ces trois éléments, alors, vous serez en devenir d’un « Maître du Temps » ; “Maître de votre Temps” !